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ペーパーレス化で効率的に仕事をしよう!?

仕事の効率化を図ることは、ビジネスパーソンにとって重要なテーマ。

効率化を考える際に、ペーパーレス化はキーワードの一つです。

より効率化を進めるために、既に「紙」を廃止する企業も出てきている程ですが、ペーパーレス化の事例を見ながらそのメリットを見てみましょう。

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ペーパーレスが求められる理由

「出来る限り紙を廃止して、ペーパーレス化しよう」という流れは世間的にも大きくなってきているような印象がありますが、その理由は個人や企業によってそれぞれでしょう。

・書類の保管スペースを削減したい
・紙よりもデータ管理の方が楽である
・紙の場合、社外秘などの秘密情報流出の可能性が高い
・紙は大人数での情報共有に向かない
・紙の場合、欲しい情報や必要な情報を探して辿り着くまでに時間がかかる
・紙代や印刷代が馬鹿にならない

などなど、色々な理由が挙げられますが、少なくとも紙を削減するメリットがあることは事実と言えるでしょう。


ペーパーレス化の事例

ペーパーレス化を採用している三菱重工業機械・設備システムドメインの例を見てみたいと思います。同社は「紙による情報渋滞の解消」のためにペーパーレス化に踏み切ったとのこと。

同社に所属する社員は、ペーパーレス化の取り組みについてこのように振り返っています。

「たくさんの情報が工場内を流通しているが、紙に書かれているがゆえに、情報が届くまでに時間がかかったり、必要なときにタイムリーに分析できなかったりする課題があった。また複数の工程で同じ情報をシステムに重複登録するといったムダがあった。」


ペーパーレスの効果

同社では上記の課題に対して、タブレット端末を導入することで解決を図りました。

実際、同社ではタブレット導入によるワークスタイル変革によって、「紙の削減」に加えて、「情報伝達の効率化」、「業務削減」に成果が出たとのことです。

具体的には、作業日報からタブレットへの切り替えによって紙を80%削減。実績入力から作業長が集計するまでにかかる時間は64%短縮し、日報の収集や手集計に関わる作業は55%削減となるなど目覚ましい効果が上がりました。


「紙」である理由

この事例からもわかるように「紙」であるべき理由が、どんどん薄れてきているように感じます。

歴史上、何かを記録するために「紙」は必要で、絶対的な存在だったように思います。けれども、インターネットという人類史上最も大きな革命によって、その既存常識が一気に覆り始めています。

インターネット上に記録ができて、なおかつその共有や加筆・修正までスピーディかつ安定的にできることは、個人の仕事や企業のビジネス戦略においても大きなメリットを提供してくれています。

先の例を見ても、タブレットの導入で、情報共有のスピードが飛躍的に高まり、生産性が上がったことは大きな収穫です。

まだまだ多くの企業や自治体では、「紙」ベースで仕事をする前提があるようですが、ペーパーレス化のメリットも十分に把握した上で「紙」との両立、または廃止などを検討した方が、仕事を効率的に進めることができるのではないでしょうか。


Trigger運営事務局


メディア編集長である藤原ユウマを中心に、Trigger運営メンバーで記事を書いています。


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