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仕事が遅い。早く帰りたい。そんな人は今日から出来るシンプルな業務改善にトライ!?

毎日仕事が終わらない。業務ボリュームが多すぎて、時間がかかってしまう。

そんな悩みを抱えている方いませんか。

成果を求めたらある程度の仕事量・時間になってしまうのは仕方の無い部分がありますが、とはいえ何とかして業務効率化をしたい所ですよね。

そんな方は今日から出来る、シンプルな業務効率をアップさせる方法をチェックしてみてください。

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メールの対処方法

業務上でメールを使う人はきっと多いはず。多い人では一日に数百件にのぼるメールを確認・返信するだけで、多くの時間を消費してしまいます。

意外と時間を食ってしまうこのメール処理については、至って簡単な対処をすれば良いんです。

それは、メッセージを開いて確認したらできる限りその場で返信すること。

後で確認する必要のあるものは仕方ありませんが、即時返信を習慣づければ見落としや再確認するためにメールを探す手間・時間を節約することが可能ですよ。


自分のタスク管理をする

ノートでもスマホのメモ機能でも良いですが、自分自身が行う仕事のタスク管理をしましょう。

確かにタスク管理をせずとも仕事を進めることは可能です。けれども、どの仕事にどれだけ時間がかかったか、見落としている仕事を探すなど見えないことに使っている時間はないか、などタスク管理をすることで見えてくる「ムダ」は実は多いものです。

自分の業務を振り返るクセ付けをすることで、効率化できるポイントにいち早く気がつけるようになるでしょう。


入力補助機能を活用

文字入力をする際に、決まりきった定例句を使うことはありませんか。毎回同じ言葉を1から書くのは時間がもったいないですよね。

そんなあなたには、辞書登録機能がオススメ。

事前に決められた文字を登録しておくことで、予測変換して出してくれる機能です。例えば、「かぶ」と入力すれば「株式会社」と一気に表示することだって可能です。

その他にも取引先の社名やURL、担当のメールアドレスなど日常的に使用する文字列を登録しておけば、大分便利になるはず。これだけでも相当な時間短縮につながるかもしれません。


業務時間を明確化する

最後は、意外かもしれませんが意識の問題です。

日本で働く外国人が皮肉まじりに良く言うフレーズに「なぜ日本人は始業時間はきっちり守るのに、終業時間はおかまいなしなんだ」というものがあります。

まさにその通りで、終わりの時間を明確に決めてみましょう。すると、いきなり時間が有限になり、その日のうちにやり遂げなければならない仕事に目が行きます。

仕事はどこまで行っても終わりが無いからこそ、やるべきことを絞る取捨選択のスタンスを持ちましょう。


Trigger運営事務局


メディア編集長である藤原ユウマを中心に、Trigger運営メンバーで記事を書いています。


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