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メール対応や情報収集が業務の大半を占めている? あなたの働き方にムダは無い!?

リモートワークや時短勤務、兼業OKや子連れ出社可能など企業のワークスタイルは多様化する一方です。

そんな中、2015年10月に「企業におけるワークスタイルに関するアンケート」と題したアンケートをJBpressが実施しました。

その調査結果から、「何が仕事の生産性を下げているのか」や「業務のどこを改善したいのか」など企業におけるワークスタイル変革のポイントが見えてきます。

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社内で時間を取られる業務

その調査では様々な項目でのアンケート結果がありましたが、中でも目を引いたのは「社内での業務で時間を使っている作業は何ですか」という質問です。

その答えを上位から挙げていくと、「文書作成のための情報収集など事前作業」(229回答)、「その他」(204回答)、「メール処理」(201回答)となったようです。

また、「報告書など社内向けの文書作成」という回答も176件と少なくないなど、多くのビジネスパーソンがメールなどの事務処理や社内向けの文書作成に関する業務に時間を取られていることがわかります。


無駄な業務を減らすために

メール対応などの事務作業は、必要な業務であることは間違いないものの、そこに多くの時間を割かれてしまうことは有益とは言えません。

受信したメールを一度確認したまま「後で確認しよう」と思って放置した結果、該当のメールが後々どこにいったかわからなくなってしまう、または探し出すために多大な時間を浪費してしまうといったケースは、ビジネスパーソンの方で身に覚えのある人は多いのではないでしょうか。

「メールを開いたらその場で返信する」や「メールの返信事例をテンプレート化しておいて時間短縮する」など、自分の中で無駄な作業を省くルールや仕組み化を進めておくことが有効でしょう。


価値を生み出すための時間をつくる

またメール作成だけでなく、社内文書の作成などにも当てはまりますが、文字入力などの時間をいかに少なくするか、という点も業務効率には大きく影響します。

パソコンやスマートフォンの辞書登録機能を使っていなかったり、ブラインドタッチを習得できていない人などは意外と多いのではないでしょうか。

ビジネスパーソンとしては、メール対応などの事務処理業務よりもいかに付加価値のある業務に時間を充てられるかが重要です。

組織にとって新しい価値を生み出せる人がいつの時代も求められているのだからこそ、自動化・機械化・標準化できる部分はしてしまって、クリエティブな業務や結果に向けて時間を使える人になっていきたいですね。


スキマ時間を活用する

そして、メール処理や情報収集を社内で行っているという調査結果でしたが、これも非効率なのではと思います。

今はスマートフォンがありますので、電車の待ち時間や移動時間、お客様先に少し早く着いてしまった時などのスキマ時間を上手に活用して、事務的な連絡や情報収集をすることも可能です。

スキマ時間一つひとつはわずかな時間かもしれませんが、合計していくととてつもなく長い時間になるのでこの時間を上手く活用できるかどうかが、実は大きな差になって現れてくるのではないかと思います。

新しいテクノロジーや働き方が可能になった環境だからこそ、ワークスタイルもそれに合わせて常にアップデートしていけるビジネスパーソンを目指したいですね。


Trigger運営事務局


メディア編集長である藤原ユウマを中心に、Trigger運営メンバーで記事を書いています。


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