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総務省のワークスタイル変革がその辺りの企業より先進的かもしれない!?

政府や地方自治体といえば、何か新しいことを取り入れることにネガティブだったり、保守的で動きが遅いと言われることが多い印象があります。

しかしながら、その中でも総務省は他省庁に先駆けて、自らのワークスタイルに変革を起こしました。

その内容を追っていくと企業でもマネできるものであると同時に、大多数の企業よりも先を行くワークスタイルを実現しているようにも感じます。一体、どんな取り組みをしているのでしょうか。

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仕事の時間で人材不足をカバーする

今年行われた、日本マイクロソフト主催イベント「FEST2015」で総務省でのワークスタイル変革が取り上げられました。

「残業が多い」「紙文化」などのイメージが根強い公務員という職務ですが、ワークスタイルを変革するための取り組みが紹介され、その内容としては企業も今すぐにでも取りかかれるほどシンプルであり、効果的なものでした。

そもそも、現在の国家公務員としての働き方は「人材不足を残業など業務の量・時間でカバーしている」とのこと。

とは言え、従来型のワークスタイルを続けていれば、これ以上の業務ボリュームに対処できないと判断し、ワークスタイルを変革する道を選んだとのことでした。


総務省のチャレンジ

総務省としては、紙文化や会議室が常時埋まっているなどの「業務の非効率化」の問題とデスク配置や固い風土から来る「コミュニケーション不足」を課題と捉えて施策を行いました。

結果からお伝えすると、総務省が取り組んだワークスタイル変革は大きく以下の4点とのこと。

1.フリーアドレスの採用
2.個人デスクの廃止・チームで大きなデスクを共有
3.ペーパーレス化
4.コミュニケーションスペースの拡充

これらの改革をすることによって、「組織内のコミュニケーション不足の解消の助けになった」、「業務が効率的になった」というメリットがでたようです。


出来ないと思い込んでいないか

「組織内のコミュニケーション不足」と「業務の効率化」。

この2つは、組織の生産性や競争力をアップさせるためのキーワードとして取り上げられることも少なくありません。実際に、これらの問題で悩んでいる企業や従業員の方も多いのではないでしょうか。

ワークスタイル変革をやり遂げた総務省の方も、最初はずっと当たり前だった紙文化を捨てることは難しく、ペーパーレスでは仕事ができないのではないかと思ったそうです。

けれども、実際には問題なく仕事が進んだだけでなく、どのように効率的に業務を進めようかという意識改革までできたという副次的な効果もあったようです。


なんとなくの当たり前を排除しよう

ここで挙げた施策の具体的なアプローチなどには触れませんが、少なくともこれらは特別な技術や資金が必要な施策ではありません。

働き方もそうですが、「なんとなく」当たり前になっしまっていることは案外多いものです。「変化に対して腰が重い」とか「新しいことに対して消極的である」と揶揄されることの多い国家公務員の方も、実際に変わろうとしてみたら一定の効果を出すことに成功しています。

ワークスタイルを変革することで、今まで見えていなかったことが見えたり、出来なかったことが出来るようになったりする可能性は否定できません。

競争力を高めるためにワークスタイルを変えたいと課題意識のある企業は一度試してみてはいかがでしょうか。


Trigger運営事務局


メディア編集長である藤原ユウマを中心に、Trigger運営メンバーで記事を書いています。


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